Case Study: Wir nutzen CiviCRM
Digitalcourage ist ein CiviCRM-Pionier, weil uns „Freie Software“ unabhängig arbeiten lässt. Alles zum aktuellen Stand und die Zukunft mit CiviCRM – hier.
Inhalt
1. Unser Start mit CiviCRM
2. Nachhaltiger Support „gemeinsam im Verein“
3. Unser aktueller Stand
4. Next Steps
Unser Start mit CiviCRM
Die Migration der Daten wurde am Jahresanfang 2011 durchgeführt und erste Amtshandlung war kurz danach die Erstellung der „Zuwendungsbestätigungen“. Hierfür hatten wir eigens eine Softwareerweiterung erstellt und später veröffentlicht, die bei uns und anderen Organisationen bis heute im Einsatz ist.
CiviCRM stammt ursprünglich aus den USA: 2005 wurde dort das erste Release veröffentlicht, und naturgemäß war die Software zunächst an den dortigen Abläufen ausgerichtet. Und die sind deutlich anders als bei uns: So gibt es in den USA keine Banküberweisungen – stattdessen verschicken Spender.innen typischerweise auch heute noch mit der Post einen Scheck. Ebenso fehlen die bei uns üblichen Lastschrifteinzüge – dafür wird sehr verbreitet mit Kreditkarte und zunehmend mit PayPal gezahlt. Eine unserer ersten Aufgaben war also, die Programmierung eines Lastschrifteinzugsverfahrens, mit dem wir unsere Mitgliedsbeiträge, Einzel- und Dauerspenden einziehen konnten.
Knapp ein Jahr hat es gedauert, bis wir die ersten Anlaufschwierigkeiten überwunden, Fehler in der Migration korrigiert, und die Arbeit mit CiviCRM „richtig“ aufgenommen hatten. Für das „Weihnachtsmailing 2011“ konnten wir erstmals die Daten aus unserem CiviCRM entnehmen, und verschiedenen Spendergruppen unterschiedliche Briefe mit unterschiedlichen Inhalten senden.
Nachhaltiger Support „gemeinsam im Verein“
Spätestens 2012 wurde klar, dass unsere Softwaremodifikationen weiterentwickelt werden müssen – alleine schon für die überfällige Umstellung von CiviCRM 3.4 auf 4.1! Zudem warf die Umstellung auf SEPA-Lastschriften ihre Schatten voraus. Das war natürlich mit Kosten verbunden – und es wurde klar, dass Digitalcourage als verhältnismäßig kleine Organisation die kontinuierliche Pflege unserer „deutschen Anpassungen“ alleine nicht bewältigen kann.
Wir haben uns daraufhin umgeschaut, welche weiteren Organisationen hierzulande CiviCRM einsetzen. Mit einigen davon haben wir den Verein „Software für Engagierte e.V.“ gegründet, in dem sich CiviCRM-Nutzer zusammentun, um die Softwarepflege gemeinsam anzugehen.
Software für Engagierte hat inzwischen eine Reihe von Verbesserungen, die ursprünglich bei Digitalcourage entwickelt wurden, in den „Upstream“ von CiviCRM eingebracht – unter anderem für die automatische Erzeugung von korrekten deutschen Anreden. Viele Organisationen nutzen unsere Extension für die Erzeugung der Zuwendungsbescheinigungen (Hinweis dazu: Wir werden bald auf eine verbesserte Neuentwicklung umsteigen, die wir im letzten Jahr zusammen mit 6 anderen Organisationen bei Systopia in Auftrag gegeben hatten). Ebenso haben wir eine Extension für die Erzeugung von SEPA-Lastschriften erstellt.
Unser aktueller Stand
Aktuell setzen wir CiviCRM 4.6 auf Basis von Drupal 7 ein. Für den Upgrade auf 4.7 bereiten wir derzeit die von uns verwendeten Extensions vor.
Digitalcourage macht sich aufgrund des Engagements für Datenschutz nicht nur Freunde und steht in einem besonderen öffentlichen Fokus. Wir haben aus Sicherheitsgründen daher beschlossen, unser CiviCRM derzeit nicht öffentlich zugänglich zu machen. Für Aktionen mit einer großen Zahl von Teilnehmern (z.B. Online-Petitionen, Anmeldungen zu Veranstaltungen) setzen wir eine separate CiviCRM-Instanz ein, deren Daten wir regelmäßig in unser „Haupt-“CiviCRM übernehmen und in der öffentlichen Installation löschen. Im Fall eines Hackerangriffs auf unser öffentliches CiviCRM wären somit nur geringe Datenmengen betroffen. Diese Version läuft integriert mit einem Klon unserer Drupal Webseite – also so, wie CiviCRM eigentlich gedacht ist.
Wir verwenden CiviCRM vor allem für folgende Funktionen:
- Zentrale Adressverwaltung für Spender.innen, Mitglieder, Interessent.innen, Multiplikator.innen und sonstige Ansprechpartner (Presse, Lieferanten, Politik, …).
- Geo-Referenzierung von Adressen (ermöglicht z.B. E-Mails an „alle Empfänger im Umkreis von 50 km...“).
- Aktivitäts-Historie zu den Kontakten (Teilnahme an Aktionen, Petitionen, erhaltene E-Mails, eingegangene E-Mails), Tagging mit Kategorien wie „Interessiert an ...“, „Presse“ mit Unterkategorien.
- Versand von E-Mail-Rundschreiben (u.a. für Pressemitteilungen und lokale Verteiler). Unser Gesamt-Newsletter wird derzeit aus Performance-Gründen noch mit der Software Mailman verschickt – die Einbindung in CiviCRM bereiten wir gerade vor.
- Aktivitätsverfolgung bei der Pressearbeit zu Großaktionen (wie BigBrotherAwards, wo unser Team die wichtigsten Pressekontakte persönlich kontaktiert).
- Export von csv-Dateien für den Versand von Brief-Mailings durch einen Lettershop.
- Lastschrifteinzug von Mitgliedsbeiträgen und Spenden mittels unserer Extension „Ssepa“.
- Verwaltung der Mitgliedschaften von ordentlichen Mitgliedern und Fördermitgliedern, einschließlich Beitragseinzug, Einladung zur Mitgliederversammlung, Mitgliedsstatus.
- Manuelle Erfassung von Zuwendungen aus Überweisungen und Bar-Zahlungen sowie Erfassung von SEPA-Mandaten. Die entsprechenden Danke-Briefe an die Spenderinnen und Spender, die bei uns ab eines bestimmten Spendenbetrags üblich sind, werden in CiviCRM als PDF-Briefe erzeugt. Spenden werden dabei Kampagnen zugeordnet, was zielgerichtete und schnelle Fundraising-Auswertungen möglich macht.
- Online-Petitionen (auf einer öffentlichen CiviCRM-Instanz). Die dortigen Daten inkl. SEPA-Mandaten für Spenden werden maschinell in unser „Haupt-“CiviCRM importiert.
- Veranstaltungs-Anmeldungen (wiederum auf unserer öffentlichen CiviCRM-Instanz).
- Übernahme der Zuwendungen aus CiviCRM in die Finanzbuchhaltung mittels angepasstem Report.
- Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen als Jahresbescheinigung jeweils im Februar des Folgejahrs – jeweils verbunden mit einem Fundraising-Brief. Auf Wunsch können die Zuwendungsbescheinigungen auch während des Jahres erzeugt werden.
Next Steps
Digitalcourage hat die Mitgliederzahl, die Anzahl aller Kontakte, wie auch das jährliche Spendenvolumen in den letzten 8 Jahren etwa vervierfacht. Dies sorgt für die finanzielle Unabhängigkeit unserer Arbeit. Der Einsatz von CiviCRM war hierfür ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Natürlich gibt es auch offene Punkte und „Baustellen“, an denen wir in der nächsten Zeit etwas machen möchten:
- Vorbereitung des Updates auf CiviCRM 4.7
- Customizing von Reports (insbesondere für eine vereinfachte Schnittstelle zur Buchhaltung, sowie für die Verfolgung von Aktivitäten im Rahmen der Pressearbeit).
- Umstellung der Tracking-Verfahren auf eine datenschutzfreundliche Variante – denn das ab 4.6 verfügbare A/B-Testing bei E-Mailrundschreiben ist für uns in der bestehenden Form aus Datenschutzgründen nicht akzeptabel.
- Integration von CiviCRM mit unserem Webauftritt, um neue Spenden automatisch online zu übernehmen.
- Installation und Anpassung der Extension „CiviBanking“, mit der wir die Spenden aufgrund von Banküberweisungen halb- oder vollautomatisch übernehmen können.
- Unterstützung des Verfahrens „Premiumadress“ der Deutschen Post, um Adressänderungen einfacher zu übertragen: Hierfür möchten wir eine Extension erstellen, die auch für andere Organisationen nutzbar wäre.
