Online zusammen arbeiten

Wenn man nicht im gleichen Büro oder Raum sitzt, aber trotzdem zusammen arbeiten möchte, sind kollaborative Online-Tools zu einem weitverbreiteten Werkzeug geworden. Aber schnelle Lösungen sind oft nicht die besten: Viele Online-Dienste arbeiten nicht verschlüsselt oder „verpetzen“ die Nutzungsdaten an die Werbeindustrie oder Geheimdienste. Wir zeigen einige Alternativen zu etablierten Diensten.

Verwenden Sie datensparsame Tools!

Viele entscheiden sich nun für die Tools der großen US-Datenkraken – häufig, weil sie nichts anderes kennen. Unsere Bitte: Tun Sie das auch jetzt nicht! Sie legen nicht nur Ihre Inhalte und Kontakte, sondern u. U. auch Ihre kompletten Arbeitsstrukturen gegenüber Geheimdiensten und Firmenkonsortien offen. Das schadet nicht nur Ihnen und Ihrer Arbeit, sondern mittel- und langfristig der gesamten Gesellschaft. Der Wert der Freiheit einer Gesellschaft sollte auch in Krisenzeiten hochgehalten werden.

Die schnelle Antwort, die viele Wünsche auf ein Mal erfüllt lautet: Nextcloud. Aber lesen Sie selbst:

Auf dieser Seite finden Sie Infos zu den Themen

Eine Lösung für ziemlich viele Fragen: Nextcloud

Seit einiger Zeit sammeln wir Erfahrungen mit der Open-Source-Software „Nextcloud“. Einmal aufgesetzt und mit ein paar Zusatz-Modulen ergänzt, bietet Nextcloud sehr vieles, was man – zumindest für kleine Teams – braucht:

  • eine verschlüsselte Cloud für den Austausch von Dateien, Texten, Tabellen, Bildern usw.
  • Gemeinsame Kalender und Chats
  • Pads zum gemeinsamen, gleichzeitigen Arbeiten an Texten (Demo hier)
  • ein Kanban für die Arbeitsorganisation und Aufgabenverteilung
  • Komplette Online-Office-Suite: Textdokumente, diese können von uns nicht empfohlene Dienste wie beispielsweise Microsoft Office 365 ersetzen.
  • Umfragen und Formulare
  • Nextcloud Talk für kleine Videokonferenzen bis zu vier Personen (mehr werden holprig, ist unsere Erfahrung)

Einige Anbieter, bei denen Sie eine Nextcloud-Instanz mieten können stellen wir Ihnen hier vor.

Eine Nextcloud kann man auch selbst aufsetzen, wenn man einen eigenen Server betreibt und z.B. eine IT-Abteilung oder eine.n IT-Administrator.in im Team hat. Wer eine Nextcloud auf seinem eigenen Server einrichten möchte, findet auf der offiziellen Website den Download und die Anleitung zur Installation.

Gemeinsam Texte schreiben

Wir setzen uns für Ihre Privatsphäre und Grundrechte ein. Werden Sie Fördermitglied bei Digitalcourage.

Unser Tipp

Schon seit über zehn Jahren arbeiten wir bei Digitalcourage erfolgreich mit Etherpads (kurz: Pads). Sie ermöglichen es, Texte gemeinsam zu verfassen, auch wenn man nicht zusammen vorm Rechner sitzt und sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Deshalb stellen wir diese auch der Allgemeinheit zur Verfügung. Hier erklären wir, wie es geht. Neuerdings verwenden wir meist CryptPads. Auch dafür stellen wir eine öffentliche Instanz bereit.

CryptPad

Vorteile: Wie Etherpad erlaubt CryptPad das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Es verfügt nicht nur über einen Texteditor, sondern unter anderem auch über eine Tabellenkalkulation, Umfragen und ein Whiteboard. Größter Vorteil: Alle Dokumente liegen verschlüsselt auf dem Server - selbst die Admins des jeweiligen CryptPad-Servers können sie nicht einsehen. Bei Bedarf lässt sich ein Account erstellen, mit dem sich Inhalte und sogar ganze Teams verwalten lassen.

Nachteile: Es gibt es keine sprechenden Links, mit denen sich Inhalt eines Dokuments in der URL benennen lassen. Einige Funktionen sind in den Texteditoren nicht so komfortabel und umfassend benutzbar wie z.B. bei Etherpad; es fehlt z.B. das Speichern von Zwischenständen. Auch die bei den Etherpads beliebten Autorenfarben zum Markieren eigener Textbeiträge sind als Feature noch nicht vollständig umgesetzt. Da alle Inhalte im Browser entschlüsselt werden, belastet CryptPad den eigenen Computer beim Aufruf eines Pads stärker als vergleichbare Lösungen.

Wie Sie CryptPad nutzen können: Digitalcourage betreibt eine eigene CryptPad-Instanz unter https://cryptpad.digitalcourage.de/. Sie können aber z.B. auch die offizielle Instanz https://cryptpad.fr/ verwenden. Bei Fragen zur Benutzung gibt es eine deutsche Dokumentation. Technik-Kundigen können auch ein eigenes CryptPad-System aufzusetzen.

Digitalcourage wirkt. Wirken Sie mit!

Etherpad (Lite)

Vorteile: Wie CryptPad erlaubt Etherpad das gemeinsame Arbeiten, beschränkt sich aber auf Texte. Hierdurch ist es oft einfacher zu nutzen. Wie bei CryptPad gibt zeigen Farben, wer was geändert hat und es gibt eine (Versionskontrolle). Wenn Sie mehr wissen und sich vielleicht mal einen Screenshot ansehen wollen, klicken Sie hier.

Nachteile: Layout, Zeilenabstand, Überschriften-Gestaltung etc. sind nicht so komfortabel wie bei einem Textverarbeitungsprogramm. Zur Formatierung muss der Text, wenn er fertig ist, aus dem Etherpad in ein anderes Programm kopiert oder exportiert und dort bearbeitet werden. Alle Texte liegen unverschlüsselt auf dem Server.

Wie Sie Etherpads nutzen können: Ein eigenes Pad-System aufzusetzen, empfehlen wir auch bei Etherpad nur Technik-Kundigen. Es gibt aber offene Pads, bei denen Sie sich kostenlos eine eigene Unter-Instanz einrichten können. Beachten Sie, dass Sie damit ihre Texte, aber auch die Daten Ihrer Team-Mitglieder (vermutlich Mailadressen und IP-Adressen) diesen Anbietern überlassen – wägen Sie ab, wie groß dieses Risiko ist und wem Sie vertrauen, z.B. https://pad.systemli.org/ oder https://etherpad.wikimedia.org/.

Nextcloud

Vorteil: Wenn Sie eine Nextcloud haben, können Sie direkt in der Nextcloud-Weboberfläche gemeinsam an Texten arbeiten und brauchen keine weitere Instanz. Sie finden die Dateien dann auch direkt in Ihrem Dateisystem wieder.

Nextcloud bietet mehrere Varianten: „Text“ mit Formatierungsmöglichkeiten einer einfachen Textverarbeitung, ähnlich wie ein Pad (siehe Etherpad oben). „OnlyOffice“ integriert eben OnlyOffice, das auch in Cryptpad enthalten ist. Und „Collabora Online“ integriert die Online-Version von LibreOffice.

Nachteil: Durch die verschiedenen Varianten können wir leider nicht sagen, welche besser und welche weniger gut funktioniert.

Wie Sie Nextcloud Text, Nextcloud OnlyOffice oder Nextcloud Collobora Office nutzen können: Nur innerhalb einer Nextcloud, in der die entsprechende App installiert ist.

Was wir nicht empfehlen:

Google-Docs

Werfen Sie Ihre sensiblen Daten – zumal im laufenden Arbeitsprozess – nicht einem der größten Datensammler der Welt in den Rachen. Zumal Google seine Server im Zweifel auch für eine Durchsuchung durch US-Behörden zur Verfügung stellen muss. Weitere Begründungen liefern Rena Tangens und padeluun in ihrer Laudatio auf Google bei den BigBrotherAwards 2013.

Bitte helfen Sie uns diesen Artikel zu verbessern! Wenn Sie Erfahrung mt einer dieser Lösung haben, schicken Sie uns Ihre Erfahrungen.

Gemeinsame Taballenkalkulation & Präsentationen

Ähnlich wie Sie gemeinsam Texte schreiben können, können Sie auch gemeinsam an einer Tabellenkalkulation oder einer Präsentation arbeiten.

Wie Sie gemeinsam an einer Tabellenkalkulation oder Präsentation arbeiten: Am einfachsten nutzen sie CryptPad (siehe oben), das auf Funktionen für Tabellenkalkulationen und Präsentationen enthält. Falls Sie einen Nextcloud mit OnlyOffice oder Collabora Office haben, können sie die nutzen.

Videokonferenzen

Die Digitale Selbstverteidigung aktuell zu halten ist viel Arbeit. Unterstützen Sie uns mit einer Spende oder Mitgliedschaft.

Eine kurze Überlegung:

Viele Anwendungen für Videotelefonie bieten gleichzeitig die Möglichkeit reiner Audiotelefonie. Das spart viel Datenverkehr, wenn Sie nicht unbedingt ein Bild brauchen. Dann läuft es auch problemloser und schont Netzkapazitäten - seien Sie solidarisch mit anderen Menschen in ihren Heimbüros.

Dies folgenden Informationen zu Videokonferenzen reißen das Thema nur kurz an. Wenn Sie mehr Informationen zu Videokonferenzen brauchen und evt. sogar selbst einen Server dafür aufsetzen wollen, finden Sie hier eine ausführlichere Version unserer Empfehlungen.

Wir empfehlen

Jitsi Meet, für Videokonferenzen mit maximal 10 bis 15 Teilnehmenden können wir Jitsi Meet empfehlen, das komplett im Webbrowser oder per App auf dem Smartphone läuft.

BigBlueButton, ein browserbasiertes Open-Source-Tool für Videokonferenzen und virtuelle Klassenräume.

Nextcloud Talk eignet sich für Videokonferenzen mit bis zu vier Kontakten.

Jeweilige Vorteile, Nachteile und wie Sie es nutzen können, finden Sie in der ausführlicheren Version unserer Empfehlungen.

Was wir nicht empfehlen:

Zoom wegen Datenschutz-Lecks unterschiedlichster Art,
Skype, denn es gehört zu Microsoft,
Facebook Messenger Rooms, denn es kommt ja von Facebook,
Discord, deren Datenschutzerklärung schreibt, dass alle Chats abgehört, gelesen, ausgewertet und weiterverkauft werden dürfen,
WebEx, GoToMeeting, LifeSize, denn diese Dienste sitzen in den USA, wo es mit dem Datenschutz schlecht aussieht.

Etwas ausführlichere Begründungen und Links finden Sie in der ausführlicheren Version unserer Empfehlungen.

Telefonkonferenzen

Dreier-Telefonkonferenz

Mal schnell jemand Drittes mit ins Gespräch zu holen, geht fast immer.

Vorteil: Es genügt ein geeignetes Telefon. Eigentlich sollten alle Handys, Smartphones und Büro-Tischtelefone Dreier-Konferenzen können.

Nachteile: Wenn Sie keine Flat-Rate haben, fallen Gebühren an. Meist können auf diesem Weg höchstens Drei teilnehmen.

Wie Sie eine Dreier-Telefonkonferenz nutzen können: Hierfür gibt es mehrere Wege. Einer davon ist dieser: Beginnen Sie ein erstes Gespräch, wählen Sie dann im Telefon „Rückfragen“, bauen das zweite Gespräch auf, und wählen abschließend im Telefon „Konferenz“. Wie diese beiden Funktionen heißen, probieren Sie einfach aus, oder schauen im Handbuch Ihres Telefons nach.

Klassische Telefonkonferenz

Für die meisten Arbeitsabsprachen braucht man kein Bild, es reicht eine Telefonkonferenz.

Vorteil: Ein Telefon genügt, um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Sie können also auch von unterwegs konferieren, und Gäste können problemlos dazukommen. Oft genügt auch die bestehende Telefonanlage oder Ihr vorhandener Telefonanbieter.

Nachteile: Wenn Sie keine Flat-Rate haben, fallen Gebühren an. Wenn Sie die Telefonanlage im Büro nutzen, dann belegt jede teilnehmende Person eine Leitung - das kann schnell eng werden.

Wie Sie klassische Telefonkonferenzen nutzen können: Um eine Telefonkonferenz über Ihre Telefonanlage einzurichten, schauen Sie am besten in die Anleitung - Telefonanlagen sind zu verschieden, um hier Tipps geben zu können.

Falls Ihr Telefonanbieter keine Telefonkonferenzen anbietet: Es gibt einige Anbieter für Telefonkonferenzen, viele davon auch kostenlos. Wir können diese leider nicht prüfen und daher keinen Anbieter empfehlen. Anbieter aus Deutschland unterliegen den gleichen Gesetzen wie Anbieter von Telefonanschlüssen - ein gewissen Grundvertrauen können Sie diesen also entgegenbringen.

Mumble

Wenn Sie sowieso viel am Rechner arbeiten, oder viel mit anderen Ländern telefonieren, können Sie diese Internet-Telefonie benutzen.

Vorteil: Mumble funktioniert auch mit vielen Teilnehmenden - mit Mumble können Sie sogar Großveranstaltungen digital abhalten. Es ist ein offener Standard und die Programme zur Teilnahme sind als freie Software erhältlich. Die Übertragung erfolgt mit sicherer Verschlüsselung zwischen Server und Client (damit ist das Programm des/der Nutzer.in gemeint).

Nachteile: Anders als bei den browserbasierten Videokonferenzen müssen Sie für Mumble Software installieren. Gäste können zwar leicht teilnehmen, benötigen dafür aber auch die Software.

Wie Sie Mumble nutzen können: Wir empfehlen Ihnen die Erläuterungen der Freifunker. Weitere Links: https://www.mumble.info/

Koordinieren und Abstimmen

Termine finden

Nuudel heißt das Digitalcourage-Angebot, mit dem Sie ganz einfach und datenschutzfreundlich Termine finden und Abstimmungen organisieren können: https://nuudel.de. In unserem Blog-Beitrag zu Nuudel finden Sie Hintergründe und weitere Betreiber der gleichen Software.

Vorteil: Betrieben von Digitalcourage e.V. und garantiert datenschutzfreundlich.

Nachteile sind uns keine bekannt.

Wie Sie Nuudel nutzen können: Gehen Sie auf https://nuudel.de und wählen Sie, ob Sie eine Terminumfrage oder Ja–Nein–Vielleicht-Umfrage erstellen wollen. Der Rest sollte selbsterklärend sein.

Nextcloud Forms

Komplexere Umfragen mit mehreren Fragen, Einfach- oder Mehrfachauswahl, Freitext, etc. erstellen Sie in Ihrer Nextcloud. Die Antworten werden grafisch aufbereitet und Sie können sie einfach als Tabelle herunterladen. War Nextcloud Forms anfangs nur ein Aschenputtel, ist es inzwischen eine stolze Prinzessin.

Vorteil: Wenn Sie eine Nextcloud betreiben, bleiben alle Antworten auf Ihrem Server.

Nachteil: Alle Fragen erscheinen auf einer Seite, wodurch lange Umfragen genau das werden: lang. Nextcloud Forms kann auch keine Fragen

Wie Sie Nextcloud Forms nutzen können: Nur innerhalb einer Nextcloud, in der die App "Forms" installiert ist.

CryptPad-Umfrage

Vorteil: Wenn Sie CryptPad benutzen, brauchen Sie keine weiteres Tool.

Nachteil: Es kann nur Ja-Nein-Enthaltung-Fragen und ist nicht sonderlich hübsch.

Wie Sie CryptPad Umfrage nutzen: Klicken Sie auf der Startseite eines CryptPads oder in Ihrem "CryptDrive" auf "Umfrage".

Was wir nicht empfehlen

Doodle, denn die Website ist werbefinanziert und enthält nach unserer Untersuchung 19 Tracker.
Google Forms, denn es kommt ja von Google.

Chatten

Mit Kolleg.innen und Liebsten per Kurznachrichten und Videotelefonaten in Kontakt bleiben. Welche Messenger wir empfehlen steht in unserem Artikel über Messenger-Alternativen

Daten teilen und austauschen

Man kann zwischen zwei Arten unterschdein, Dateien online zu teilen: Zum einen eine dauerhafte gemeinsame Dateiablage mit Verzeichnisstruktur, wie beispielsweise Nextcloud (siehe oben) oder den von uns nicht empfohlenen Datenkraken Dropbox und Microsoft Drive.

Zum anderen will man oft nur eine Datei verschicken.die zu groß ist, um sie an eine E-Mail anzuhängen. Hierfür gibt es Dienste, um einzelnen Dateien zeitlich begrenzt abzulegen. Der Downloadlink läßt sich dann bequem per E-Mail oder Messenger teilen.

Mit Thunderbird

Thunderbird kann von Haus aus zu große Anhänge zu einem solchen Dienst hochladen. Standardmäßig schlägt Thunderbird hierfür den Dienst „WeTransfer“ vor. Leider ist dieser Dienst mit einem Google-Tracker verseucht, und er erscheint uns auch sonst nicht vertrauenswürdig. So richten Sie einen besseren Dienst („Plik“) zum Dateiaustausch in Thunderbird ein:

  1. Im Hamburger-Menü → Einstellungen → Verfassen → nach unten scrollen bis „Anhänge“ → weitere Anbieter finden
  2. bei „FileLink für Plik“ auf [+ zu Thunderbird hinzufügen] klicken und das Add-On installieren → Tab schließen
  3. in den Einstellungen unter „Anhänge“ auf „Plik hinzufügen“ klicken und auf [Speichern] klicken. (Sollte der Speichern-Knopf ausgegraut ein: zweimal auf das Kästchen "Uploads nach dem ersten Download löschen" klicken und dann speichern.)
    Natürlich können Sie auch einen anderen Plik-Server auswählen. Eine Liste pflegen die „Chatons“.

Falls Sie NextCloud oder Owncloud haben, können Sie diese nutzen. Gehen Sie dazu vor wie oben beschreiben, wählen Sie aber „*cloud - FileLink für Nextcloud und ownCloud“. Klicken Sie unter Anhänge natürlich auf „*cloud hinzufügen“ und tragen die Zugangsdaten für Ihre NextCloud/PwnCloud ein.

Wenn das einmal eingerichtet ist, können Sie beim Schreiben von E-Mails Anhänge über Nextcloud oder Plik teilen, indem Sie neben 📎Anhang auf das ﹀ klicken und Filelink → *clound bzw. Plik auswählen. Oder sie stellen in den Einstellungen ein, dass das ab einer bestimmten Dateigröße automatisch passieren soll.

Mit einem Webbrowser

Es gibt auch ettliche Dienste, die Sie über den Browser bedienen können. Eine schöne Liste haben die „Chatons“ zusammengestellt. Tipp: Klicken Sie auf das „Instanz wechseln“-Icon, um weiter Vorschläge zu sehen.

Anonym via Tor

OnionShare ist ein komfortables kleines Programm, das einen Onion-Dienst im Tor-Netz einrichtet, um Dateien bereitzustellen. Diese lassen sich dann per Tor Browser abrufen. Onionshare ist einfach zu installieren. Wer das spurenarme Betriebssystem Tails benutzt, hat Onionshare schon dabei.

Post-It Tafeln, Bilder teilen, Textschnipsel teilen

Es gibt noch eine Unmenge weiterer, spezialisierter Onlinedienste. Beispielsweise, um ein Brainstorming mit Post-it-Zetteln auf einer Tafel zu machen. Oder um Bilder oder Text-Schnipsel zu Teilen, die nach einiger Zeit wieder gelöscht werden.

Eine schöne Sammlung solcher Onlinedienste haben die "Chatons" zusammengestellt. Tipp:

Daten und E-Mails verschlüsseln

E-Mails verschlüsseln

Am besten wäre natürlich, wenn wir alle nur noch verschlüsselte E-Mails verschicken würden. Das ist leider immer noch nicht ganz so einfach. Wir empfehlen es trotzdem, weil der Aufwand sich lohnt. Lesen Sie dazu die Empfehlungen unserer AG Digitale Selbstverteidigung – und falls Sie noch eine Mailadresse von Anbietern wie web.de oder gmx.de haben, überlegen Sie bitte, ob Sie nicht zu einem datenschutzfreundlichen Mailanbieter wechseln wollen...

Privacy Captcha

Um kurze sensible Informationen wie eine Adresse oder eine Telefonnummer, die Sie per Mail verschicken müssen, wenigstens ein bisschen zu schützen, gibt es unsere Website "Privacy Captcha". Der Trick: Sie schreiben die Daten in ein Feld, und sie werden in eine Bild-Datei umgewandelt. Diese lässt sich dann nicht mehr so einfach wie ein Mail-Text automatisch mitlesen oder durchsuchen. Ausführlichere Beschreibung hier Probieren Sie es einfach mal aus – es ist wirklich ganz einfach und – es wirkt.

Daten verschlüsseln mit VeraCrypt

Wer Daten vom Arbeits-PC auf den Privatrechner zieht, sollte bedenken, dass diese besonders geschützt werden müssen. Noch einmal mehr, wenn es sich um personenbezogene Daten von Kund.innen, Schüler.innen oder Klient.innen handelt. Legen Sie solche Daten am besten in einen VeraCrypt-Container. VeraCrypt ist relativ schnell zu erlernen und sehr flexibel, da es auf allen Plattformen und Datenträgern funktioniert.

Wie Sie VeraCrypt nutzen können: Sehr einfach gehaltene und ausführliche Anleitung vom Zentrum für Lehrer.innenfortbildung

Ausführlicher Artikel unserer AG Digitale Selbstverteidigung über Datei- und Festplattenverschlüsselung

VPN verpflanzt ihr Homeoffice ins Firmennetz

VPN steht für „Virtual Private Network“. Das ist meist eine Software, die dafür sorgt, dass sich Ihr Computer so verhält, als sei er direkt ans Netzwerk Ihrer Firma angeschlossen. Dadurch können Sie Dienste im internen Netz (Intranet) ihrer Firma nutzen, als wären Sie selbst dort. Das ist sehr praktisch. Es gibt aber auch Fallen, in die man tappen kann:

  • VPN kann alle ihre Netzwerkaktivitäten durchs Firmennetz leiten. In Hotel-WLANs kann das sinnvoll sein. Vermeiden Sie aber private Internet-Aktivitäten, während Sie VPN aktiviert haben! Fortgeschrittene können alternativ die Option Split Tunneling nutzen – dann wird das VPN nur für Kontakte mit bestimmten IP-Adressbereichen genutzt.

  • Nutzen Sie keine kommerziellen VPN-Dienste! Viele kommerzielle VPN-Dienstleister werben mit falschen Versprechen wie IT-Sicherheit, Datenschutz oder Anonymität. Fallen Sie nicht darauf rein! Für anonymes Surfen empfehlen wir den Tor-Browser.

  • Nutzen Sie quelloffene, Freie Software! Auch wenn Ihre Firma kommerzielle Software einsetzt, müssen Sie das zuhause nicht unbedingt tun. Wer Linux hat, kann die Freie Software vpnc nutzen, um sich mit einem Cisco-VPN zu verbinden. Wer per SSH Direktzugriff auf einen Firmenserver hat, kann sich mit sshuttle ein eigenes kleines VPN bauen.


Links:

Bild:
Flickr von Keith Williamson (CC BY 2.0)


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Letzte Änderungen:

  • Artikel wurde grundlegend umgestellt (Januar 2021)

Hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht, auch nicht durch unsere Empfehlungen. Programme können unentdeckte Fehler haben, und Datenschnüffeltechniken entwickeln sich weiter. Bleiben Sie wachsam!
Der Artikel ist auf dem Stand vom 17.04.2021. Sollten Sie Fehler finden, Ergänzungen haben oder Empfehlungen bei Ihnen nicht funktionieren, geben Sie uns bitte Bescheid.

Veröffentlicht am 20.12.2016

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